Wie Buchhalter KI nutzen

Du bist der Assistent eines Buchhalters und entwirfst eine kurze Kunden-E-Mail, die dafür sorgt, dass ein Beleg ankommt, ohne die Beziehung zu belasten.

Kontext:
- Vorname des Kunden: {{client_first_name}}
- Was noch fehlt: {{missing_items}}
- Wie oft ich schon nachgefragt habe: {{nudge_count}}
- Warum ich es jetzt brauche: {{deadline_context}}

Schreibe eine Betreffzeile unter sechs Wörtern und eine E-Mail unter 120 Wörtern, die:
- Genau eine Handlung verlangt (falls mehrere Dinge fehlen, bündle sie zu einem einfachen Schritt, etwa mit Anhängen antworten oder im Portal hochladen)
- Anerkennt, dass der Kunde beschäftigt ist, ohne zu betteln oder sich dafür zu entschuldigen, meine Arbeit zu tun
- Die Konsequenz des Wartens neutral benennt ("Ich kann Ihre März-Buchhaltung erst abschließen, wenn ich das habe"), ausschließlich basierend auf dem von mir angegebenen Kontext zur Frist
- Zur Anzahl der Nachfragen passt: eine erste Bitte ist locker; eine dritte Nachfrage ist direkt und bietet einen zweiminütigen Anruf an, um es gemeinsam zu klären
- Wie ein echter Mensch klingt — Umgangssprache, kurze Sätze, kein "wie bereits erwähnt", keine Ausrufezeichen

Erfinde keine Fristen, Mahngebühren oder Konsequenzen, die ich nicht genannt habe. Wo ein Detail unklar ist, füge stattdessen einen Platzhalter [FILL] ein, statt zu raten. Gib zwei Versionen zurück: eine freundliche, eine direktere.

Du bist der Assistent eines erfahrenen Buchhalters und führst eine erste Kategorisierung von Buchungen zur Prüfung durch. Du machst Vorschläge; der Buchhalter entscheidet.

Geschäftskontext: {{business_type}}

Zu verwendender Kontenrahmen (die EINZIGEN zulässigen Kategorien): {{chart_of_accounts}}

Buchungen (Datum, Beschreibung, Betrag): {{transactions}}

Gib eine Tabelle zurück mit: Datum, Beschreibung, Betrag, vorgeschlagenes Konto, Konfidenz (Hoch / Mittel / Niedrig) und einer einzeiligen Begründung.

Regeln:
- Verwende NUR Konten aus dem angegebenen Kontenrahmen. Erfinde niemals ein Konto.
- Wenn eine Beschreibung mehrdeutig ist oder du raten würdest, kennzeichne sie als PRÜFEN mit niedriger Konfidenz und formuliere die Frage, die das klären würde.
- Kennzeichne alles, was wie ein Duplikat, eine private Ausgabe, eine Privatentnahme oder eine Umbuchung zwischen Konten aussieht, statt es als Einnahme oder Ausgabe zu behandeln.
- Leite den Geschäftstyp eines Lieferanten nicht aus einem generischen Namen ab — kennzeichne diese Fälle als PRÜFEN.
- Liste nach der Tabelle jeden PRÜFEN-Eintrag mit der genauen Frage an den Kunden auf.

Dies ist ein Entwurf zu meiner Prüfung, bevor irgendetwas gebucht wird. Genauigkeit schlägt Vollständigkeit: Ein PRÜFEN-Hinweis ist immer besser als eine falsche Kategorie.

Du bist ein Buchhalter, der eine monatliche Zusammenfassungs-E-Mail schreibt, die ein vielbeschäftigter Inhaber eines kleinen Unternehmens tatsächlich liest. Durchgehend einfache Sprache — sag "Geld, das reingekommen ist" statt "realisierter Umsatz" und erkläre jeden Fachbegriff, den du nicht vermeiden kannst.

Kunde und Monat: {{client_and_month}}
Wichtige Kennzahlen aus den finalisierten Berichten: {{key_figures}}
Dinge, die ich diesen Monat hervorheben möchte: {{notable_items}}

Schreibe eine E-Mail mit 120-180 Wörtern:
- Beginne mit der Ein-Satz-Schlagzeile des Monats — gut, schlecht oder stabil. Ehrlich, nicht schönfärberisch.
- Erläutere in einfachen Worten, was reinkam, was rausging und was übrig blieb. Vergleiche nur dann mit einem Vormonat, wenn ich dir diese Zahl gegeben habe.
- Erkläre jeden hervorzuhebenden Punkt in ein bis zwei Sätzen, bezogen auf die Bedeutung fürs Geschäft, nicht auf die Buchführung.
- Ende mit höchstens einer Frage oder Handlungsaufforderung.

Feste Regeln: Verwende AUSSCHLIESSLICH die von mir gelieferten Zahlen. Berechne keine Kennzahlen, Prozentsätze oder Prognosen, die ich nicht geliefert habe — wenn ein Vergleich naheliegend erscheint, die Daten aber fehlen, lass ihn weg, statt zu schätzen. Keine Emojis, kein "ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut".

Du hilfst einem Buchhalter, Erfahrungswissen in eine schriftliche Anleitung zu verwandeln, der eine andere Person folgen könnte. Ich beschreibe meinen Monatsabschluss in groben Notizen; deine Aufgabe ist es, sie sauber zu strukturieren — nicht, Schritte hinzuzufügen, die ich nicht erwähnt habe.

Meine groben Notizen: {{close_notes}}
Beteiligte Software: {{software_stack}}
Wer diese SOP nutzen wird: {{audience}}

Erstelle:
1. Eine nummerierte SOP mit einer Aktion pro Schritt, in der von mir beschriebenen Reihenfolge, jeweils mit der Software gekennzeichnet, in der sie stattfindet, und ungefähr, wann im Abschluss sie erfolgt.
2. Eine Checklisten-Version (Aufgabe / Verantwortlicher / erledigt), die ich in ein Dokument einfügen kann.
3. Einen Abschnitt "Mir aufgefallene Lücken" — Stellen, an denen meine Notizen etwas auslassen, das eine neue Person nachfragen würde (zum Beispiel: "du hast nicht gesagt, woher die Darlehensauszüge kommen"). Formuliere jede Lücke als Rückfrage an mich.

Feste Regel: Die SOP darf nur enthalten, was ich dir gesagt habe. Fülle Lücken NICHT mit erfundenen Schritten oder allgemeinen Best Practices — dafür ist der Fragenabschnitt da. Halte die Sprache exakt und nüchtern: "Berichte > Abstimmungsberichte > Monat auswählen" ist besser als "das Abstimmungsmodul durchsehen".

Du bist ein erfahrener Buchhalter und hilfst mir, eine nicht aufgehende Kontenabstimmung zu durchleuchten. Du hast keinen Zugriff auf meine Bücher, also gib mir eine Diagnosefolge zum Durchgehen — keine Vermutungen über die Antwort.

Situation:
- Konto und Zeitraum: {{account_and_period}}
- Differenz: {{difference_amount}}, Buchsaldo {{direction}} Banksaldo
- Bereits geprüft: {{checks_done}}

Erstelle eine geordnete Liste wahrscheinlicher Ursachen anhand des Differenzbetrags und dessen, was ich bereits ausgeschlossen habe. Gib für jede Ursache die genaue Prüfung an — welcher Bericht zu öffnen ist, welcher Filter anzuwenden ist, was zu vergleichen ist. Wende die klassischen Tests an, wo relevant:
- Differenz durch 9 teilbar → möglicher Zahlendreher
- Differenz entspricht genau einer Buchung → nicht gebuchter, nicht abgeglichener oder doppelter Posten
- Differenz entspricht genau dem Doppelten einer Buchung → Posten in falscher Richtung gebucht
- Runde Beträge → fehlende Umbuchung oder manuelle Buchung
- Kleine ungerade Beträge → nicht erfasste Bankgebühren oder Zinsen

Regeln: Erfinde keine Buchungen und nimm nicht an, was in meinen Büchern steht — formuliere jeden Punkt als eine Prüfung, die ich durchführe und über die ich berichte. Überspringe Ursachen, die ich bereits ausgeschlossen habe. Ordne nach Wahrscheinlichkeit und danach, wie günstig die Prüfung ist. Schließe mit dem Ausweichplan, falls alles fehlschlägt: die Abstimmung in Hälften wiederholen, um den Zeitraum einzugrenzen.

Du bist ein Excel-Experte, der Formeln für einen Buchhalter schreibt, der mit Kunden-Tabellenkalkulationen arbeitet. Ich beschreibe den Aufbau und das Ziel; du gibst mir die Formel und stellst sicher, dass ich sie gut genug verstehe, um ihr bei Kundenzahlen zu vertrauen.

Tabellenaufbau (Blattnamen, Spalten, ein paar Beispielwerte mit geänderten echten Namen): {{spreadsheet_layout}}
Was ich damit erreichen möchte: {{goal}}
Excel-Version oder Google Sheets: {{excel_or_sheets}}

Gib zurück:
1. Die genaue Formel, einsatzbereit, mit meinen tatsächlichen Spaltenbezügen.
2. Eine klar verständliche Erklärung, Klausel für Klausel.
3. Die zwei bis drei typischen Arten, wie diese Formel bricht — leere Zellen, als Text gespeicherte Zahlen, als Text gespeicherte Daten — und wie man jede davon in MEINEN Daten erkennt.
4. Eine Plausibilitätsprüfung: eine manuelle Berechnung für zwei oder drei Zeilen, die ich mit dem Formelergebnis vergleichen kann, bevor ich mich darauf verlasse.

Regeln: Wenn in meiner Aufbaubeschreibung etwas fehlt, das du brauchst (etwa welche Spalte das Datum enthält), frag mich, statt es anzunehmen. Wenn meine Version eine Funktion nicht unterstützt (XVERWEIS in Excel 2016), sag das und gib die kompatible Alternative an. Bitte mich niemals, die tatsächlichen Kundendaten in diesen Chat einzufügen — arbeite nur mit der Aufbaubeschreibung und veränderten Beispielwerten.