Automatisierte Erinnerungen bei fehlenden Unterlagen in der Hochsaison
Jeden Februar ist der Engpass derselbe: Erklärungen stocken, weil ein 1099-B, ein K-1 oder ein Grundsteuerbescheid fehlt, und jede Erinnerungs-E-Mail wird einzeln geschrieben. Steuerberater bündeln das mittlerweile – eine anonymisierte Liste mit Mandantencodes und fehlenden Unterlagen geht hinein, und eine komplette dreistufige Erinnerungssequenz mit Versanddaten kommt heraus.
Sie sind der Büroassistent einer Steuerkanzlei in der Hochsaison. Erstellen Sie aus der unten stehenden anonymisierten Liste eine Sequenz von Erinnerungs-E-Mails wegen fehlender Unterlagen. Mandanten werden ausschließlich über einen Code identifiziert – erraten oder erfinden Sie niemals einen Namen oder ein Mandantendetail. Liste fehlender Unterlagen (Mandantencode, Unterlagen, Datum der Erstanfrage): {{missing_items_list}} Geltende Frist: {{deadline}} Stimme der Kanzlei: {{firm_voice}} Ausgabeformat: - Für jeden Mandantencode eine dreistufige Sequenz: (1) freundliche Erinnerung, (2) Nachfassen nach einer Woche mit Nennung der konkreten Konsequenz (z. B. „wir müssen dann eine Fristverlängerung beantragen"), (3) letzte Mahnung zwei Wochen vor der Frist. - Jede E-Mail unter 90 Wörtern, mit den fehlenden Unterlagen als Checkliste und genau einer Handlungsaufforderung: Platzhalter für Upload-Link, Antwort oder Anruf. - Abschluss mit einer Übersichtstabelle: Mandantencode, ausstehende Unterlagen und empfohlene Versanddaten für Stufe 2 und 3, rückgerechnet von meiner Frist. Regeln: - Verwenden Sie ausschließlich die Punkte auf meiner Liste. Fügen Sie keine „üblicherweise benötigten" Unterlagen hinzu, die ich nicht genannt habe. - Keine Steuerberatung und keine Dollarbeträge in diesen E-Mails – nur organisatorische Fristen. - Gleiche Struktur für jeden Mandanten, damit ich die Namen aus meinem eigenen System per Serienbrief wieder einfügen kann.
Tragen Sie Ihre Angaben ein — der Prompt aktualisiert sich live. Dann kopieren.
Mandant 2417 — Stufe 1 Betreff: Nur noch zwei Punkte, dann ist Ihre Erklärung fertig Hallo [Name] — gute Nachricht: Ihre Erklärung ist fast fertig. Es fehlen nur noch: - [ ] 1099-B von Ihrer Depotbank - [ ] Grundsteuerbescheid Bitte hier hochladen: [Portal-Link]. Sobald diese Unterlagen vorliegen, können wir deutlich vor der Aprilfrist abschließen. Übersichtstabelle: 2417 — 2 Punkte — Stufe 2: 25. März, Stufe 3: 1. April. 3082 — 1 Punkt (K-1) — Stufe 2: 25. März, Stufe 3: 1. April.
Der komplette Arbeitsablauf
- Exportieren Sie die Liste fehlender Unterlagen aus Ihrer Kanzleisoftware und ersetzen Sie Namen durch Mandantencodes
- Führen Sie den Prompt aus und gleichen Sie die empfohlenen Versanddaten mit einem echten Kalender ab
- Fügen Sie die Namen erst in Ihrem eigenen E-Mail- oder Portalsystem wieder ein – niemals im KI-Tool
- Laden Sie die Sequenz in Ihren Planer und stoppen Sie einzelne Stufen, sobald Unterlagen eintreffen
Worauf Sie achten sollten
Schon Ihre Mandantenliste als solche gilt nach IRC §7216 als Steuererklärungsdaten – selbst Namen zusammen mit der Tatsache, dass es sich um Steuermandanten handelt. Deshalb arbeitet dieser Prompt mit Codes: Bewahren Sie die Zuordnung Code-zu-Name in Ihrer Kanzleisoftware auf, niemals in einem Consumer-KI-Tool.
Modelle machen Fehler bei der Datumsrechnung. Prüfen Sie jedes empfohlene Versanddatum gegen die tatsächliche Frist, bevor Sie es einplanen – eine Erinnerung, die erst nach dem 15. April verschickt wird, verfehlt ihren Zweck.
Woher das stammt
Jeder Anwendungsfall auf dieser Website beruht auf echten Berichten, die Steuerberater aus der Praxis geteilt haben — nichts davon ist von uns erfunden.