Erste Antwortentwürfe auf wiederkehrende Richtlinienfragen aus Ihrem Handbuch
HR beantwortet immer wieder dieselben Richtlinienfragen – Urlaubsanspruch, Regeln zu Remote-Arbeit, Spesenlimits –, und jede Antwort einzeln zu tippen ist repetitive Fleißarbeit. Füttern Sie die KI mit Ihrem tatsächlichen Handbuch, kann sie konsistente, richtlinienkonforme Antworten entwerfen, die Sie in einer FAQ oder Wissensdatenbank wiederverwenden. Die Regel ist strikt: Die KI darf nur aus Ihrem Dokument antworten, niemals aus ihrer eigenen Vorstellung von „üblicher" Richtlinie.
Sie entwerfen interne HR-FAQ-Antworten. Beantworten Sie jede Mitarbeiterfrage AUSSCHLIESSLICH anhand des von mir bereitgestellten Richtlinientexts. Verwenden Sie kein Allgemeinwissen über typische Unternehmensrichtlinien. Richtlinien-Quelltext: {{policy_text}} Zu beantwortende Fragen: {{questions}} Unternehmensstimme: {{voice}} Für jede Frage: eine kurze, klar formulierte Antwort, danach eine Zeile „Richtlinienverweis", die den Abschnitt meiner Quelle zitiert, aus dem sie stammt. Regeln: - Antworten Sie ausschließlich anhand des bereitgestellten Richtlinientexts. Wenn die Antwort nicht darin enthalten ist, schreiben Sie „In der aktuellen Richtlinie nicht geregelt — wird an HR weitergeleitet", statt zu raten oder aus allgemeiner Praxis zu ergänzen. - Geben Sie keine rechtliche, steuerliche oder individuelle Leistungsberatung. Verweisen Sie bei allem, was Anpassungen, Freistellungen (FMLA/ADA), Gehaltsstreitigkeiten oder Kündigungen betrifft, die Mitarbeitenden an einen benannten HR-Ansprechpartner. - Kennzeichnen Sie jede Stelle, an der die Richtlinie mehrdeutig ist oder sich selbst zu widersprechen scheint, unter „Zur Prüfung durch HR/Recht". - Halten Sie jede Antwort unter 120 Wörtern und in neutralem Ton.
Tragen Sie Ihre Angaben ein — der Prompt aktualisiert sich live. Dann kopieren.
F: Wie viel Urlaub sammle ich an, und kann ich ihn übertragen? A: Vollzeitbeschäftigte erwerben 15 Urlaubstage pro Jahr, monatlich anteilig angesammelt. Sie können bis zu 5 nicht genutzte Tage ins nächste Jahr übertragen; alles darüber verfällt am 31. Dezember. Richtlinienverweis: Handbuch 4.2, „Bezahlte Freizeit". F: Kann ich einen Vorschuss auf noch nicht angesammelten Urlaub bekommen? A: In der aktuellen Richtlinie nicht geregelt — wird an HR weitergeleitet. Zur Prüfung durch HR/Recht: Abschnitt 4.2 spricht von „bis zu 5 Tagen", Anhang B jedoch von „40 Stunden" – vor der Veröffentlichung abgleichen.
Der komplette Arbeitsablauf
- Fügen Sie den aktuellen, freigegebenen Handbuchtext als einzige Quelle ein
- Führen Sie den Prompt aus und prüfen Sie jeden „Richtlinienverweis" gegen den tatsächlichen Abschnitt
- Schicken Sie alle Konflikte unter „Zur Prüfung durch HR/Recht" vor Veröffentlichung der FAQ an die Rechtsabteilung
- Veröffentlichen Sie die FAQ in Ihrem Intranet oder Ihrer Wissensdatenbank und halten Sie HR bei weitergeleiteten Fragen im Bilde
Worauf Sie achten sollten
Von KI entworfene Richtlinientexte sind keine geprüfte Richtlinie. Alles, was für Mitarbeitende verbindlich wird – Handbuchänderungen, neue Richtlinien, Disziplinarstandards – muss vor Inkrafttreten von der Rechtsabteilung auf arbeitsrechtliche Konformität geprüft werden (Kündigungsfreiheit „at-will“, Freistellungen, Arbeitszeit- und Vergütungsrecht sowie bundesstaatenspezifische Regeln).
Das Modell erfindet plausible „übliche“ Richtlinien, wenn Sie es lassen. Beschränken Sie es auf Ihr Dokument und prüfen Sie jedes Zitat; eine selbstbewusst falsche Antwort zu Freistellung oder Vergütung erzeugt rechtliches Risiko.
Füttern Sie das Tool nicht mit individuellen Mitarbeiterfällen oder personenbezogenen Daten. Dieser Anwendungsfall betrifft allgemeinen Richtlinientext, nicht die Freistellungs-, Gesundheits- oder Disziplinarsituation einer einzelnen Person – die laufen über Ihren sicheren HR-Prozess.
Woher das stammt
Jeder Anwendungsfall auf dieser Website beruht auf echten Berichten, die HR-Manager aus der Praxis geteilt haben — nichts davon ist von uns erfunden.