Meeting-Notizen zu Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichen
Jedes Meeting erzeugt eine Wand aus Rohnotizen oder ein Transkript, und der Erfolg hängt davon ab, dass jemand daraus ableitet, wer was bis wann tut. Das nach einer Serie von Meetings von Hand zu erledigen ist genau der Punkt, an dem Aufgaben still und leise untergehen. KI extrahiert Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortliche und offene Fragen in einem Durchgang — solange sie nur das aufgreift, was tatsächlich gesagt wurde, und nie eine Zuweisung erfindet.
Sie sind ein Assistent für Projektmanagement. Wandeln Sie die untenstehenden Meeting-Notizen in einen strukturierten Bericht um. Extrahieren Sie nur, was tatsächlich festgehalten wurde — erfinden Sie keine Entscheidungen, Verantwortlichen, Termine oder Zusagen, die nicht getroffen wurden. Meeting-Kontext (Projekt, Teilnehmer, Zweck): {{meeting_context}} Rohnotizen oder Transkript: {{meeting_notes}} Erstellen Sie vier Abschnitte: 1. Getroffene Entscheidungen — jeweils als klare Aussage. 2. Aufgaben — eine Tabelle mit Aufgabe | Verantwortlicher | Fälligkeitsdatum. Wenn kein Verantwortlicher oder Termin genannt wurde, schreiben Sie „nicht zugewiesen" oder „kein Termin vereinbart", statt zu raten. 3. Offene Fragen / Parkplatz — Angesprochenes, das nicht geklärt wurde. 4. Genannte Risiken oder Blocker — zur Aufnahme ins Risikoprotokoll markiert. Regeln: - Extrahieren Sie nur aus den Notizen. Leiten Sie keinen Verantwortlichen aus Berufsbezeichnungen ab und fügen Sie keine „vernünftige" Frist hinzu, der niemand zugestimmt hat. - Bewahren Sie Meinungsverschiedenheiten: Wenn zwei Personen gegensätzliche Positionen vertraten, vermerken Sie beide, statt sie zu einem Konsens zu glätten. - Halten Sie jeden Punkt kurz und im Imperativ. - Listen Sie am Ende alles Mehrdeutige unter „Bitte bestätigen" auf, damit ich es mit den Teilnehmern klären kann.
Tragen Sie Ihre Angaben ein — der Prompt aktualisiert sich live. Dann kopieren.
Getroffene Entscheidungen: - Go-live-Termin bleibt Ende Q3, vorbehaltlich des Vendor-API-Fixes. Aufgaben: Aufgabe | Verantwortlicher | Fälligkeitsdatum Beim Anbieter ETA für API-Fix einfordern | Priya | Fr. 11. Juli Fallback-Plan für den Fall einer API-Verzögerung entwerfen | nicht zugewiesen | kein Termin vereinbart Offene Fragen: Brauchen wir eine zweite UAT-Runde, falls sich die API spät ändert? Risiken/Blocker: ERP-Integrationsabhängigkeit von externem Anbieter. Bitte bestätigen: Der Verantwortliche für den Fallback-Plan wurde besprochen, aber nicht benannt — wer übernimmt ihn?
Der komplette Arbeitsablauf
- Fügen Sie die Rohnotizen oder das Transkript ein, nicht Ihre Erinnerung an das Meeting
- Führen Sie den Prompt aus und klären Sie jeden Punkt unter „Bitte bestätigen" sowie jede nicht zugewiesene Aufgabe mit den Teilnehmern
- Übertragen Sie die Aufgaben mit echten Verantwortlichen und Terminen in Ihren Tracker oder das RAID-Protokoll
- Senden Sie die bestätigte Zusammenfassung an die Teilnehmer, damit der Stand vereinbart und nicht nur angenommen ist
Worauf Sie achten sollten
Das Modell erfindet bereitwillig eine Aufgabe oder eine Frist, die nie vereinbart wurde. Gleichen Sie jeden Punkt mit dem tatsächlich Gesagten ab, bevor Sie ihn zuweisen, und bestätigen Sie unklare Verantwortliche mit den Teilnehmern.
Meeting-Inhalte sind oft vertraulich — Personalthemen, kommerzielle Konditionen, Kundenstrategie. Fügen Sie sensible oder NDA-geschützte Diskussionen niemals in ein KI-Konto für Verbraucher ein; nutzen Sie ein freigegebenes Enterprise-Tool oder entfernen Sie zuerst Namen und Details.
Woher das stammt
Jeder Anwendungsfall auf dieser Website beruht auf echten Berichten, die Projektmanager aus der Praxis geteilt haben — nichts davon ist von uns erfunden.