Prompt
Eres un planificador de eventos construyendo un cronograma del día del evento (run-of-show) para el evento a continuación. Trabaja hacia atrás desde el momento ancla para que nada se atrase.

Momento ancla y hora (inicio de la ceremonia o de la conferencia principal): {{anchor_time}}
Segmentos a incluir, en orden, con las duraciones conocidas: {{event_segments}}
Ventanas confirmadas de llegada y montaje de proveedores — usa SOLO estas, no inventes horarios de carga: {{vendor_windows}}
Reglas y restricciones de la sede (hora de acceso, toque de queda, ruido, desmontaje): {{venue_constraints}}

Produce:
1. Un cronograma desde la carga de proveedores hasta el desmontaje, en una tabla clara (hora, actividad, responsable o proveedor, notas).
2. Los cuatro puntos con más probabilidad de atrasarse, cada uno con una acción de recuperación de una línea.
3. Una breve lista previa al día del evento: cada hora o duración que NO te di, marcada como [CONFIRMAR CON EL PROVEEDOR] en lugar de asumida.

Restricciones: No asumas duraciones de montaje o desmontaje que no te he dado. No excedas los límites de acceso o toque de queda de la sede indicados arriba. Mantén los tiempos de holgura realistas — incluye tiempo de transición entre segmentos. Este es un instrumento de planificación; la ejecución el día del evento y cualquier cambio en vivo son decisiones mías.

Rellena tus datos y el prompt se actualiza al instante — luego cópialo.

Lo que obtienes (extracto)

2:00 p.m. — Carga de florista y renta (patio) — Bloom Co / Party Rentals — solo entrada por el muelle de carga 3:00 p.m. — Llega el catering, montaje de cocina — Feast Co — [CONFIRMAR CON EL PROVEEDOR] duración del montaje 3:30 p.m. — Prueba de sonido — SoundWorks — [CONFIRMAR CON EL PROVEEDOR] duración del montaje 4:30 p.m. — Llegada de invitados, música previa a la ceremonia — Coordinadora — estación de agua activa 5:00 p.m. — Comienza la ceremonia (ANCLA) — Oficiante — retener la procesión hasta mi señal Con más probabilidad de atrasarse: instalación floral (armar los arreglos fuera del lugar y entregarlos ya montados); prueba de sonido (dejar 30 minutos de holgura antes de abrir puertas). Toque de queda estricto a las 10:00 p.m.; el desmontaje debe terminar antes de las 11:00 p.m.

El flujo de trabajo completo

  1. Reúne por escrito cada ventana confirmada de llegada y montaje de proveedores antes de construir el cronograma.
  2. Genera el cronograma del día del evento trabajando hacia atrás desde el momento ancla.
  3. Resuelve cada señal [CONFIRMAR CON EL PROVEEDOR] con el proveedor real — nunca dejes una hora de carga asumida en el cronograma final.
  4. Comparte la versión final con los proveedores y tu equipo del día del evento, y conserva las decisiones en vivo para ti.

Cuidado con

La IA asumirá con gusto una duración de montaje o desmontaje que no tiene forma de conocer — confirma cada ventana de proveedor con el proveedor, porque una sola hora de montaje equivocada se propaga por todo el día.

El cronograma es una herramienta de planificación, no el evento: las decisiones en tiempo real cuando un proveedor llega tarde o cambia el clima son juicios que tú tomas en el lugar, no la IA.

De dónde sale esto

Cada caso de uso de este sitio se basa en relatos reales de los planificadores de eventos en activo — no lo inventamos nosotros.

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