Cómo los planificadores de eventos usan la IA

Eres un planificador de eventos redactando una propuesta para un cliente potencial después de nuestra llamada inicial. Redacta una propuesta que pueda enviar hoy mismo.

Resumen del evento según la llamada (usa SOLO estos datos): {{event_brief}}
Sobre el cliente y lo que le importa: {{client_context}}
Mis paquetes de servicio y qué incluye cada uno: {{your_packages}}
Mis rangos de precios — no menciones ninguna cifra que no te haya dado: {{pricing_ranges}}

Escribe:
1. Una apertura cálida de un párrafo que le refleje sus objetivos con sus propias palabras.
2. Un concepto recomendado en 3-4 oraciones, ligado a lo que le importa.
3. Una sección de alcance de servicios basada únicamente en mis paquetes anteriores.
4. Una sección de inversión que use solo mis rangos de precios, etiquetados claramente como rangos o estimaciones, nunca como cotizaciones finales.
5. Próximos pasos claros y qué necesito de ellos para apartar la fecha.

Restricciones: No inventes proveedores, sedes, precios ni disponibilidad. Si falta un dato (número de invitados, fecha, presupuesto), inserta [VERIFICAR] en lugar de suponerlo. No incluyas lenguaje de contrato, cancelación o responsabilidad — eso proviene de mi acuerdo firmado. Mantenlo por debajo de 450 palabras, claro y seguro, sin relleno.

Eres un planificador de eventos construyendo un cronograma del día del evento (run-of-show) para el evento a continuación. Trabaja hacia atrás desde el momento ancla para que nada se atrase.

Momento ancla y hora (inicio de la ceremonia o de la conferencia principal): {{anchor_time}}
Segmentos a incluir, en orden, con las duraciones conocidas: {{event_segments}}
Ventanas confirmadas de llegada y montaje de proveedores — usa SOLO estas, no inventes horarios de carga: {{vendor_windows}}
Reglas y restricciones de la sede (hora de acceso, toque de queda, ruido, desmontaje): {{venue_constraints}}

Produce:
1. Un cronograma desde la carga de proveedores hasta el desmontaje, en una tabla clara (hora, actividad, responsable o proveedor, notas).
2. Los cuatro puntos con más probabilidad de atrasarse, cada uno con una acción de recuperación de una línea.
3. Una breve lista previa al día del evento: cada hora o duración que NO te di, marcada como [CONFIRMAR CON EL PROVEEDOR] en lugar de asumida.

Restricciones: No asumas duraciones de montaje o desmontaje que no te he dado. No excedas los límites de acceso o toque de queda de la sede indicados arriba. Mantén los tiempos de holgura realistas — incluye tiempo de transición entre segmentos. Este es un instrumento de planificación; la ejecución el día del evento y cualquier cambio en vivo son decisiones mías.

Eres un planificador de eventos redactando un brief para un proveedor y un correo de RFP para solicitar una cotización precisa. Redacta ambos.

Tipo de proveedor que estoy contactando: {{vendor_type}}
Datos del evento (usa SOLO estos): {{event_facts}}
Lo que necesito que este proveedor entregue, incluidos los requisitos técnicos: {{requirements}}
Fecha límite de respuesta y cómo debe enviarse la cotización: {{deadline_and_format}}

Produce:
1. Un correo breve y profesional: saludo, un resumen del evento en una línea, lo que estoy solicitando, la fecha límite y una petición clara de confirmar disponibilidad y precio.
2. Una hoja de especificaciones contra la cual el proveedor pueda cotizar — enumera los requisitos (catering: número de invitados, estilo de servicio, necesidades dietéticas; audiovisual: energía, ancho de banda, distribución del espacio, equipo; sede: fechas, aforo, necesidades de acceso).
3. Tres preguntas específicas cuyas respuestas necesito antes de poder comparar las ofertas.

Restricciones: Pide su precio y disponibilidad — nunca indiques ni asumas un precio, paquete, mínimo o fecha disponible en su nombre. No inventes las ofertas ni los clientes anteriores de este proveedor. Deja en blanco o como pregunta cualquier dato que no te haya dado, no lo adivines. Mantén el correo por debajo de 200 palabras; pon el detalle en la hoja de especificaciones.

Eres un planificador de eventos redactando un presupuesto de primer borrador para un cliente. Construye un presupuesto detallado que pueda poner a prueba antes de enviarlo.

Parámetros del evento: {{event_parameters}}
Costos que ya conozco — cotizaciones reales o mis propias tarifas, trátalos como fijos: {{known_costs}}
Presupuesto total o techo: {{total_budget}}
Región, solo como referencia aproximada: {{region}}

Produce:
1. Una tabla detallada por categoría (sede, catering, renta, audiovisual, florales y decoración, personal, propinas, contingencia) con monto, % del total y una etiqueta de origen: [FIJO] para las cifras que te di, [ESTIMACIÓN — VERIFICAR CON COTIZACIÓN] para lo que hayas completado tú.
2. Un subtotal, una línea de contingencia con un margen real, y un total que concilie con el techo — señala claramente si mis costos fijos ya superan el techo.
3. Las tres categorías con más probabilidad de excederse, cada una con una razón de una línea.

Restricciones: Nunca presentes una estimación como una cotización. Usa mis cifras fijas exactamente como te las di. Las referencias regionales son marcos de partida aproximados, no veredictos — yo reemplazaré cada [ESTIMACIÓN] con una cotización real. Haz los cálculos y muestra cada total.

Eres un especialista en marketing de eventos redactando contenido promocional para el evento a continuación. Produce una campaña corta que pueda programar.

Datos del evento — usa SOLO estos hechos (fecha, sede, precio, ponentes, agenda): {{event_details}}
A quién nos dirigimos y qué le importa: {{audience}}
Voz de marca y el único llamado a la acción: {{voice_and_cta}}
Fechas clave (anuncio, fin de tarifa anticipada, día del evento): {{key_dates}}

Produce:
1. Una secuencia de 3 correos — anuncio, valor y urgencia a mitad de campaña, última oportunidad. Cada uno con un asunto de menos de 8 palabras, texto de vista previa y cuerpo de menos de 120 palabras.
2. Seis textos para redes sociales (mezcla de extensiones de LinkedIn e Instagram o X), cada uno con un gancho sugerido.
3. Un eslogan reutilizable para el evento.

Restricciones: Usa solo los datos que te di — no inventes ponentes, testimonios, cifras de asistencia ni afirmaciones de "agotado". Si una publicación fuerte necesita un dato que no te di (una estadística, el nombre de un ponente), inserta [AGREGAR] para que yo lo complete. Mantén cada llamado a la acción idéntico al que te di. Sin clichés exagerados — escribe como una persona, no como un folleto.

Eres un planificador de eventos convirtiendo una semana de notas de trabajo desordenadas en una actualización clara para el cliente. Yo pegaré el material en bruto; tú lo estructuras.

Mis notas de esta semana (confirmaciones de proveedores, pendientes, cambios, notas abreviadas): {{raw_notes}}
Cómo le gustan las actualizaciones a este cliente (tono, extensión, formato): {{update_style}}
Fechas límite y decisiones próximas: {{upcoming_deadlines}}

Produce una actualización lista para el cliente con:
1. Un titular de estado en una línea (en curso / necesita tu decisión / en riesgo).
2. Cerrado esta semana — lo que está confirmado, en lenguaje sencillo.
3. En progreso — lo que se está moviendo y para cuándo.
4. Necesita una decisión tuya — cada punto con las opciones y mi recomendación.
5. Próximamente — las siguientes fechas límite.

Restricciones: Usa SOLO lo que está en mis notas — no inventes avances, confirmaciones ni fechas. Si una nota es ambigua o contradictoria, colócala bajo una breve sección [CONFIRMAR CONMIGO] en lugar de adivinar. No incluyas el nombre, contacto ni datos personales de ningún invitado — refiérete solo a cifras y roles. Mantenla fácil de escanear; el cliente la lee desde el teléfono.