Aus verstreuten Beiträgen straffe Meeting-Agenden erstellen
Vor einem Führungskräfte- oder Vorstandsmeeting sammelt die Assistenz Agendapunkte von einem Dutzend Personen aus E-Mails, Chats und Flurgesprächen und muss daraus eine getaktete, priorisierte Agenda formen, die tatsächlich in den vorgesehenen Zeitrahmen passt. KI verwandelt diesen unübersichtlichen Haufen in einen strukturierten Entwurf mit Zeitzuteilungen, Verantwortlichen und markierten Vorablektüren. Prioritäten und Verantwortliche stimmen Sie weiterhin mit der Führungskraft ab, bevor die Agenda verschickt wird.
Sie sind eine Assistenz für Meeting-Planung und helfen einer Assistenz der Geschäftsführung beim Erstellen einer Agenda. Verwandeln Sie die unten stehenden Rohangaben in eine straffe, getaktete Agenda. Zweck, Dauer und Teilnehmende des Meetings: {{meeting_context}} Vorgeschlagene Punkte (jeweils mit Angabe, wer sie eingebracht hat, und einer eventuellen Zeitschätzung): {{raw_items}} Punkte, die auf jeden Fall behandelt werden müssen: {{must_cover}} Erstellen Sie: 1. Eine getaktete Agenda: Thema | Verantwortlich | Minuten | Gewünschtes Ergebnis (Entscheidung / Diskussion / FYI) | Vorablektüre nötig? 2. Eine „Warteliste" mit Punkten, die nicht hineinpassen, geordnet nach Priorität. 3. Eine kurze Liste „fehlende Infos nachfragen" — nicht genannte Verantwortliche, fehlende Zeitschätzungen oder noch nicht gelieferte Vorablektüren. Regeln: - Verwenden Sie ausschließlich die von mir gelieferten Punkte. Erfinden Sie keine Agendapunkte, Verantwortlichen, Ergebnisse oder Entscheidungen. - Die Summe der Minuten-Spalte darf die Meetingdauer nicht überschreiten; falls doch, verschieben Sie die Punkte mit der niedrigsten Priorität auf die Warteliste und weisen Sie darauf hin. - Wenn ein Punkt keinen Verantwortlichen oder unklaren Zweck hat, führen Sie ihn unter „fehlende Infos nachfragen" auf, statt zu raten. - Halten Sie jedes gewünschte Ergebnis konkret genug, damit wir erkennen, ob wir es erreicht haben.
Tragen Sie Ihre Angaben ein — der Prompt aktualisiert sich live. Dann kopieren.
Agenda (60 Min.): Thema | Verantwortlich | Min. | Ergebnis | Vorablektüre Umsatzprognose-Review | CFO | 15 | Entscheidung | Ja Vorbereitung Vorstandsmeeting | CEO | 15 | Diskussion | Ja Q3-Marketingplan | Head of Marketing | 15 | Diskussion | Ja Update Einstellungsstopp | CFO | 10 | FYI | Nein Puffer / Überhang | — | 5 | — | — Warteliste: Bürowechsel (Ops) — diesen Monat keine Entscheidung nötig. Fehlende Infos nachfragen: Beim Bürowechsel fehlten Verantwortlicher und Zeitschätzung; die Vorablektüre zur Prognose wurde noch nicht verteilt.
Der komplette Arbeitsablauf
- Sammeln Sie alle Punkte an einem Ort und notieren Sie, wer sie eingebracht hat und wie viel Zeit dafür veranschlagt wird
- Führen Sie den Prompt aus und stimmen Sie Prioritäten sowie Zeitkürzungen mit Ihrer Führungskraft ab, bevor Sie die Agenda veröffentlichen
- Klären Sie jeden Punkt unter „fehlende Infos“ — Verantwortliche, Schätzungen und Vorablektüren — und hängen Sie die Vorablektüren an
- Verschicken Sie die Agenda mit den Vorablektüren früh genug, damit die Teilnehmenden sie tatsächlich lesen
Worauf Sie achten sollten
KI füllt eine Agenda gerne auf, um die Zeit auszuschöpfen, oder erfindet plausibel klingende Ergebnisse. Bestätigen Sie, dass jedes Thema, jeder Verantwortliche und jedes gewünschte Ergebnis real ist und dass die Prioritäten denen Ihrer Führungskraft entsprechen — nicht denen des Modells.
Agendapunkte können selbst vertraulich sein (eine Umstrukturierung, eine Übernahme, ein Personalthema). Beschreiben Sie sensible Punkte im Prompt allgemein gehalten und halten Sie Vorstands- und Deal-Details aus privaten KI-Tools heraus.
Woher das stammt
Jeder Anwendungsfall auf dieser Website beruht auf echten Berichten, die Assistenten der Geschäftsführung aus der Praxis geteilt haben — nichts davon ist von uns erfunden.
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