Construire des ordres du jour de réunion précis à partir d'éléments épars
Avant une réunion de direction ou de conseil, l'assistant de direction collecte les points à aborder auprès d'une douzaine de personnes par e-mail, chat et demandes informelles, puis doit les transformer en un ordre du jour minuté et hiérarchisé qui tient réellement dans le créneau prévu. L'IA transforme ce fatras en un brouillon structuré avec répartition du temps, responsables identifiés et lectures préparatoires signalées. Vous continuez à valider les priorités et les responsables avec le dirigeant avant diffusion.
Vous êtes un assistant de planification de réunion qui aide un(e) assistant(e) de direction à construire un ordre du jour. Transformez les éléments bruts ci-dessous en un ordre du jour précis et minuté. Objet, durée et participants de la réunion : {{meeting_context}} Points proposés (chacun avec la personne qui l'a demandé et une éventuelle estimation de durée) : {{raw_items}} Points à couvrir impérativement : {{must_cover}} Produisez : 1. Un ordre du jour minuté : Sujet | Responsable | Minutes | Résultat attendu (décision / discussion / information) | Lecture préparatoire nécessaire ? 2. Une liste « en attente » des points qui ne rentrent pas, classés par priorité. 3. Une courte liste « informations manquantes à obtenir » — responsables non désignés, estimations de durée absentes, ou lectures préparatoires non encore fournies. Règles : - N'utilisez que les points que je vous ai fournis. N'inventez ni sujets, ni responsables, ni résultats, ni décisions. - Le total de la colonne Minutes ne doit pas dépasser la durée de la réunion ; si c'est le cas, déplacez les points les moins prioritaires vers la liste « en attente » et signalez-le. - Si un point n'a pas de responsable ou un objectif flou, classez-le dans « informations manquantes à obtenir » plutôt que de deviner. - Formulez chaque résultat attendu de façon suffisamment concrète pour que l'on sache si l'objectif a été atteint.
Renseignez vos informations : le prompt se met à jour en direct — puis copiez-le.
Ordre du jour (60 min) : Sujet | Responsable | Min | Résultat | Lecture préparatoire Revue des prévisions de chiffre d'affaires | DAF | 15 | Décision | Oui Préparation du conseil | PDG | 15 | Discussion | Oui Plan marketing T3 | Responsable marketing | 15 | Discussion | Oui Point sur le gel des embauches | DAF | 10 | Information | Non Marge / débordement | — | 5 | — | — En attente : Déménagement des bureaux (Opérations) — aucune décision nécessaire ce mois-ci. Informations manquantes à obtenir : le point sur le déménagement n'avait ni responsable ni estimation de durée ; la lecture préparatoire des prévisions n'a pas encore été diffusée.
Le flux de travail complet
- Regroupez les points en un seul endroit et notez qui a demandé chacun et la durée estimée nécessaire
- Lancez le prompt, puis validez les priorités et les arbitrages de temps avec votre exécutif avant publication
- Relancez pour chaque élément « information manquante » — responsables, estimations et lectures préparatoires — et joignez les lectures préparatoires
- Envoyez l'ordre du jour avec les lectures préparatoires suffisamment tôt pour que les participants les lisent réellement
Attention à
L'IA a tendance à étoffer un ordre du jour pour remplir le temps disponible ou à inventer des résultats plausibles. Vérifiez que chaque sujet, responsable et résultat attendu est réel, et que les priorités correspondent à celles de votre exécutif, pas à celles du modèle.
Les sujets de l'ordre du jour peuvent eux-mêmes être confidentiels (une réorganisation, une acquisition, un problème de personnel). Décrivez les points sensibles de façon générique dans le prompt, et gardez les détails de conseil d'administration et de transactions hors des outils d'IA grand public.
D’où ça vient
Chaque cas d’usage de ce site s’appuie sur des témoignages réels rapportés par les assistants de direction en exercice — rien n’est inventé par nous.
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