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Montando pautas de reunião enxutas a partir de informações dispersas

Antes de uma reunião de liderança ou do conselho, o(a) assistente executivo(a) coleta itens de pauta de uma dúzia de pessoas por e-mail, chat e pedidos de corredor, e depois precisa transformá-los em uma pauta cronometrada e priorizada que realmente caiba no tempo disponível. A IA transforma essa pilha desorganizada em um rascunho estruturado, com alocação de tempo, responsáveis e leituras prévias sinalizadas. Você ainda precisa confirmar prioridades e responsáveis com o principal antes de enviar.

Você é um assistente de planejamento de reuniões ajudando um(a) assistente executivo(a) a montar uma pauta. Transforme as informações brutas abaixo em uma pauta enxuta e cronometrada.

Propósito, duração e participantes da reunião: {{meeting_context}}
Itens propostos (cada um com quem solicitou e qualquer estimativa de tempo): {{raw_items}}
Itens que precisam ser cobertos independentemente de tudo: {{must_cover}}

Produza:
1. Uma pauta cronometrada: Tópico | Responsável | Minutos | Resultado desejado (decisão / discussão / para conhecimento) | Leitura prévia necessária?
2. Uma lista de "itens em espera" com os itens que não couberam, ordenados por prioridade.
3. Uma lista curta de "informações faltantes a apurar" — responsáveis não indicados, estimativas de tempo ausentes ou leituras prévias ainda não fornecidas.

Regras:
- Use apenas os itens que eu forneci. Não invente tópicos de pauta, responsáveis, resultados ou decisões.
- O total da coluna Minutos não pode ultrapassar a duração da reunião; se ultrapassar, mova os itens de menor prioridade para a lista de espera e informe isso.
- Se um item não tiver responsável ou tiver propósito pouco claro, liste-o em "informações faltantes a apurar" em vez de supor.
- Mantenha cada resultado desejado concreto o suficiente para sabermos se foi alcançado.

Preencha seus dados e o prompt se atualiza na hora — depois é só copiar.

Propósito, duração e participantes da reuniãoItens de pauta propostosItens inegociáveis

O que você recebe (trecho)

Pauta (60 min): Tópico | Responsável | Min | Resultado | Leitura prévia Revisão da previsão de receita | CFO | 15 | Decisão | Sim Preparação para o conselho | CEO | 15 | Discussão | Sim Plano de marketing do T3 | Chefe de marketing | 15 | Discussão | Sim Atualização sobre congelamento de contratações | CFO | 10 | Para conhecimento | Não Margem / excedente | — | 5 | — | — Itens em espera: Mudança de escritório (Operações) — nenhuma decisão necessária este mês. Informações faltantes a apurar: o item de mudança de escritório não tinha responsável nem estimativa de tempo; a leitura prévia da previsão ainda não foi distribuída.

O fluxo de trabalho completo

Reúna os itens em um só lugar e anote quem solicitou cada um e quanto tempo acha que ele precisa
Execute o prompt e depois confirme com o seu executivo as prioridades e os cortes de tempo antes de publicar
Apure cada item de 'informações faltantes' — responsáveis, estimativas e leituras prévias — e anexe as leituras prévias
Envie a pauta com as leituras prévias com antecedência suficiente para que os participantes realmente as leiam

Fique de olho

A IA pode inflar uma pauta para preencher o tempo ou inventar resultados plausíveis. Confirme que cada tópico, responsável e resultado desejado é real e que as prioridades correspondem às do seu executivo, não às do modelo.

Os próprios tópicos da pauta podem ser confidenciais (uma reestruturação, uma aquisição, uma questão de pessoal). Descreva itens sensíveis de forma genérica no prompt e mantenha detalhes do conselho e de negociações fora de ferramentas de IA voltadas para o consumidor.

De onde isso vem

Cada caso de uso deste site se baseia em relatos reais que os assistentes executivos em atividade compartilham — nada foi inventado por nós.

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Montando um roteiro de viagem e um briefing pré-viagem

Redigindo o roteiro do evento (run-of-show) e as comunicações de coordenação