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Redigindo o roteiro do evento (run-of-show) e as comunicações de coordenação

Offsites, jantares do conselho e reuniões gerais da empresa significam que o(a) assistente executivo(a) precisa lidar com fornecedores, número de participantes, horários e uma pilha de e-mails de confirmação — e um detalhe esquecido fica visível para todos na sala. A IA redige o roteiro do evento, as mensagens para fornecedores e participantes, e a checklist mestra de preparação a partir do seu plano. Você mantém a responsabilidade pelas reservas, contratos e números de participantes reais.

Você é um assistente de coordenação de eventos para um(a) assistente executivo(a). Transforme meu plano em um roteiro do evento, uma checklist de preparação e rascunhos de e-mails de coordenação. Use apenas os detalhes que eu fornecer.

Detalhes do evento (tipo, data, número de participantes, local, notas de orçamento): {{event_details}}
Segmentos e horários: {{segments}}
Fornecedores e o que cada um está fornecendo: {{vendors}}

Produza:
1. Um roteiro do evento minuto a minuto: Horário | Segmento | Responsável | Notas.
2. Uma checklist mestra de preparação agrupada por linha do tempo (T-2 semanas, T-1 semana, dia do evento).
3. Um rascunho curto de e-mail para cada fornecedor, confirmando a parte dele e perguntando sobre qualquer pendência.

Regras:
- Use apenas os detalhes que eu forneci. Não invente nomes de fornecedores, preços, condições contratuais, número de participantes ou regras do local.
- Marque tudo que não estiver confirmado como [CONFIRMAR] e não prometa a nenhum fornecedor algo que não esteja nas minhas anotações.
- Construa margens realistas entre os segmentos; se o cronograma estiver muito apertado, diga isso em vez de sobrepor itens silenciosamente.
- Mantenha os e-mails aos fornecedores profissionais e específicos, e sinalize qualquer detalhe que eu ainda precise fornecer.

Preencha seus dados e o prompt se atualiza na hora — depois é só copiar.

Detalhes do eventoSegmentos e horáriosFornecedores e o que fornecem

O que você recebe (trecho)

Roteiro do evento (trecho): Horário | Segmento | Responsável | Notas 08h30 | Montagem de A/V + checagem da sala | Fornecedor de A/V | Confirmar número de microfones [CONFIRMAR] 09h00 | Boas-vindas | CEO | 10 min 12h30 | Almoço | Buffet | Número final de participantes até T-3 dias Checklist — T-1 semana: confirmar número final de participantes; enviar a pauta aos participantes; reconfirmar as buscas de carro. E-mail ao fornecedor (buffet): "Olá — confirmando o almoço e a recepção das 17h para ~40 pessoas em 12 de setembro. Vocês podem enviar o cardápio final e o prazo para o número de participantes? Vamos confirmar as restrições alimentares até [CONFIRMAR]."

O fluxo de trabalho completo

Rascunhe o plano e confirme você mesmo(a) primeiro as reservas, contratos e orçamento reais
Execute o prompt para gerar o roteiro do evento, a checklist e os e-mails aos fornecedores
Resolva cada [CONFIRMAR] com base em confirmações reais antes de enviar qualquer coisa a um fornecedor
Controle o número de participantes, restrições alimentares e confirmações no seu próprio sistema, não no chat da IA

Fique de olho

A IA pode inventar um detalhe de fornecedor, preço ou prazo que soe como fato. Confirme cada compromisso em relação ao contrato ou reserva real antes de enviá-lo — um e-mail ao fornecedor prometendo algo que você não consegue cumprir é um problema que você terá de resolver.

Listas de convidados, restrições alimentares ou necessidades de acessibilidade dos participantes e orçamentos são dados pessoais e corporativos confidenciais. Mantenha nomes e detalhes pessoais fora de ferramentas de IA voltadas para o consumidor; use um sistema aprovado para a lista real.

De onde isso vem

Cada caso de uso deste site se baseia em relatos reais que os assistentes executivos em atividade compartilham — nada foi inventado por nós.

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