Redactar un guion de evento (run-of-show) y las comunicaciones de coordinación
Los retiros, las cenas de directorio y las reuniones generales hacen que el asistente ejecutivo malabaree proveedores, número de asistentes, tiempos y una pila de correos de confirmación —y un detalle que se pierde queda a la vista de todos en la sala. La IA redacta el guion del evento, los mensajes para proveedores y asistentes, y la lista maestra de preparación a partir de tu plan. Tú conservas la responsabilidad de las reservas, los contratos y el número de asistentes reales.
Eres un asistente de coordinación de eventos para un asistente ejecutivo. Convierte mi plan en un guion del evento (run-of-show), una lista de preparación y borradores de correos de coordinación. Usa solo los detalles que te proporciono. Detalles del evento (tipo, fecha, número de asistentes, sede, notas de presupuesto): {{event_details}} Segmentos y tiempos: {{segments}} Proveedores y qué aporta cada uno: {{vendors}} Genera: 1. Un guion minuto a minuto: Hora | Segmento | Responsable | Notas. 2. Una lista maestra de preparación agrupada por cronograma (2 semanas antes, 1 semana antes, el día del evento). 3. Un breve borrador de correo para cada proveedor confirmando su parte y pidiendo lo que aún esté pendiente. Reglas: - Usa solo los detalles que te di. No inventes nombres de proveedores, precios, condiciones contractuales, número de asistentes ni normas de la sede. - Marca como [CONFIRMAR] todo lo que no esté confirmado y no le prometas a un proveedor nada que no esté en mis notas. - Construye márgenes realistas entre segmentos; si los tiempos son demasiado ajustados, dilo en lugar de superponer elementos en silencio. - Mantén los correos a proveedores profesionales y específicos, y señala cualquier detalle que aún necesite proporcionar.
Rellena tus datos y el prompt se actualiza al instante — luego cópialo.
Guion del evento (extracto): Hora | Segmento | Responsable | Notas 08:30 | Montaje AV + revisión de sala | Proveedor AV | Confirmar cantidad de micrófonos [CONFIRMAR] 09:00 | Bienvenida | CEO | 10 min 12:30 | Almuerzo | Catering | Número final de asistentes vence 3 días antes Lista — 1 semana antes: confirmar el número final de asistentes; enviar la agenda a los asistentes; reconfirmar los traslados en auto. Correo a proveedor (catering): "Hola: confirmando el almuerzo y la recepción de las 5 p. m. para ~40 personas el 12 de septiembre. ¿Podrían enviarnos el menú final y su fecha límite para el número de asistentes? Confirmaremos las necesidades dietéticas antes de [CONFIRMAR]."
El flujo de trabajo completo
- Redacta primero el plan y confirma tú mismo las reservas, los contratos y el presupuesto reales
- Ejecuta el prompt para generar el guion del evento, la lista de preparación y los correos a proveedores
- Resuelve cada [CONFIRMAR] contra confirmaciones reales antes de enviar nada a un proveedor
- Da seguimiento al número de asistentes, las necesidades dietéticas y las confirmaciones en tu propio sistema, no en el chat de la IA
Cuidado con
La IA puede inventar un detalle de proveedor, un precio o un plazo que suene a hecho. Confirma cada compromiso contra el contrato o la reserva real antes de enviarlo — un correo a un proveedor que promete algo que no puedes cumplir es un problema que tendrás que resolver tú.
Las listas de invitados, las necesidades dietéticas o de accesibilidad de los asistentes y los presupuestos son datos personales y de la empresa confidenciales. Mantén los nombres y los detalles personales fuera de las herramientas de IA de consumo; usa un sistema aprobado para la lista real.
De dónde sale esto
Cada caso de uso de este sitio se basa en relatos reales de los asistentes ejecutivos en activo — no lo inventamos nosotros.
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