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Une première catégorisation des transactions que vous relisez, sans tout refaire

Un nouveau client vous remet huit mois de transactions non catégorisées, ou une mission de nettoyage arrive avec tout entassé dans « Ask My Accountant ». La saisie de données et le traitement des transactions comptent parmi les tâches les plus automatisées dans les cabinets comptables, et un outil de chat peut réaliser une première passe défendable par rapport à votre plan comptable — à condition de l'obliger à signaler ce qu'il ne sait pas plutôt que de deviner.

Prompt
Vous êtes l'assistant expérimenté d'un teneur de livres, chargé d'une première catégorisation des transactions destinée à être relue. Vous proposez ; le teneur de livres décide.

Contexte de l'entreprise : {{business_type}}

Plan comptable à utiliser (les SEULES catégories autorisées) : {{chart_of_accounts}}

Transactions (date, description, montant) : {{transactions}}

Renvoyez un tableau avec : date, description, montant, compte proposé, niveau de confiance (Élevé / Moyen / Faible) et une justification en une ligne.

Règles :
- N'utilisez QUE les comptes du plan comptable fourni. N'inventez jamais de compte.
- Si une description est ambiguë ou que vous devriez deviner, marquez-la À VÉRIFIER avec un niveau de confiance Faible et indiquez la question qui permettrait de la résoudre.
- Signalez tout ce qui ressemble à un doublon, une dépense personnelle, un prélèvement du propriétaire, ou un virement entre comptes plutôt qu'un revenu ou une dépense.
- Ne déduisez pas le secteur d'activité d'un fournisseur à partir d'un nom générique — marquez ces cas À VÉRIFIER.
- Après le tableau, listez chaque élément À VÉRIFIER avec la question exacte à poser au client.

Ceci est un brouillon destiné à ma relecture avant toute validation comptable. L'exactitude prime sur la couverture : un signalement À VÉRIFIER vaut toujours mieux qu'une mauvaise catégorie.

Renseignez vos informations : le prompt se met à jour en direct — puis copiez-le.

Ce que vous obtenez (extrait)

| 03/04 | AMZN Mktp US | $84.12 | Fournitures | Moyen | Les achats Amazon de ce client sont généralement des fournitures de toilettage — à confirmer | | 03/07 | SQ *BLUE BOTTLE | $6.75 | À VÉRIFIER | Faible | Café — rendez-vous client (Repas) ou dépense personnelle (Prélèvement du propriétaire) ? | | 03/09 | TRANSFER TO SAVINGS | $2,000.00 | À VÉRIFIER | Faible | Virement entre comptes, pas une dépense — confirmer le compte de destination | | 03/12 | CHEVRON | $61.40 | Carburant véhicule | Élevé | Achat de carburant cohérent avec la tournée de toilettage mobile | Questions À VÉRIFIER : (1) La commande Amazon du 3/4 correspondait-elle à des fournitures de toilettage ou à autre chose ? (2) Blue Bottle était-il un rendez-vous client ou une dépense personnelle ? (3) Confirmer que le virement du 3/9 est bien allé vers le compte d'épargne professionnel.

Le flux de travail complet

  1. N'exportez que les descriptions, les dates et les montants — retirez les numéros de compte et tout nom de client avant de coller les données.
  2. Collez le plan comptable réel du client, pas un plan générique.
  3. Lancez le prompt par lots de 50 à 100 transactions.
  4. Relisez chaque ligne, réglez les éléments À VÉRIFIER avec le client, puis validez-les dans votre logiciel comptable.
  5. Enregistrez les décisions prises pour les fournisseurs récurrents sous forme de règles bancaires, pour que le mois suivant n'ait plus besoin d'IA du tout.

Attention à

FTC Safeguards Rule : un export bancaire brut constitue une information financière client. Retirez les numéros de compte, les noms de clients et les soldes avant de coller quoi que ce soit, et documentez l'outil utilisé dans votre plan de sécurité écrit (WISP).

L'IA n'a aucune mémoire de l'historique du client — un fournisseur qui était réparti à 60% en fournitures et 40% en stock l'an dernier sera codé sur la seule base de son nom. Relisez chaque ligne avant de valider.

Les niveaux de confiance sont auto-déclarés, pas calibrés. Considérez « Élevé » comme « plausible », pas comme « vérifié ».

D’où ça vient

Chaque cas d’usage de ce site s’appuie sur des témoignages réels rapportés par les teneurs de livres en exercice — rien n’est inventé par nous.

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