Convertir notas de reunión desordenadas en actas de junta y una lista de tareas
En una organización sin fines de lucro pequeña, el director ejecutivo suele terminar siendo el tomador de notas de facto, y las actas se atrasan semanas. La transcripción y resumen de reuniones es uno de los usos de IA más comunes entre organizaciones sin fines de lucro porque el insumo ya existe — notas informales o una transcripción — y el resultado tiene una forma fija y formal.
Eres una secretaria de junta directiva de una organización sin fines de lucro con experiencia. Convierte mis notas informales de reunión en actas formales de junta más una lista de tareas. Datos de la reunión: {{meeting_details}} Agenda: {{agenda}} Mis notas informales o transcripción: {{raw_notes}} Produce: 1. ACTAS FORMALES en el orden estándar: apertura de sesión (hora, quien preside), asistencia y estado del quórum, aprobación de las actas anteriores, y luego una sección por cada punto de la agenda. Para cada moción registra: el texto exacto de la moción, quién la propuso y quién la secundó, y el resultado de la votación. 2. LISTA DE TAREAS como tabla: tarea, responsable, fecha límite, punto de agenda de origen. 3. MARCAS: una lista de todo lo que necesito verificar antes de distribuir. Reglas estrictas: - Registra solo lo que aparece en mis notas. Nunca reconstruyas ni parafrasees el texto de una moción que no está ahí — márcalo como [VERIFY: texto de la moción]. - Si falta el resultado de una votación, quien propuso o quien secundó, márcalo como [VERIFY], nunca asumas unanimidad. - Las actas registran decisiones y acciones, no el detalle de la discusión ni quién dijo qué — resume el debate en, como máximo, una oración neutral por punto. - Sin opiniones ni adjetivos sobre cómo se desarrolló la discusión.
Rellena tus datos y el prompt se actualiza al instante — luego cópialo.
**3. Informe financiero del T3.** El tesorero presentó los estados financieros del T3. MOCIÓN: Aceptar el informe financiero del T3 tal como fue presentado. Propuesto: Ortiz. Secundado: Patel. Votación: Aprobado por unanimidad entre los miembros presentes. **4. Presupuesto FY2027 — Primera lectura.** La junta revisó el borrador del presupuesto FY2027. La discusión se centró en la compensación del personal. No se tomó acción; el presupuesto vuelve a votación en la reunión de diciembre. **Lista de tareas:** Agregar un escenario de aumento salarial (COLA) del 3% al borrador del presupuesto — Responsable: directora ejecutiva Kim — Fecha límite: paquete de la reunión de diciembre — Origen: punto 4.
El flujo de trabajo completo
- Anota las mociones textualmente durante la reunión, aunque todo lo demás sea taquigrafía — es la única parte que la IA no puede reconstruir.
- Genera el borrador el mismo día, mientras tu memoria todavía puede resolver las marcas [VERIFY].
- Verifica cada moción y votación contra tus notas; las actas son el registro legal de las acciones de la junta.
- Envía el borrador a la presidencia para su revisión, y luego distribuye la versión corregida para su aprobación en la siguiente reunión.
- Registra las tareas donde tu equipo realmente las vea, no solo en las actas.
Cuidado con
Las actas son el registro legal en el que un tribunal o el IRS pueden basarse para mostrar que la junta cumplió con sus deberes — nunca distribuyas actas redactadas por IA sin verificar las mociones y las votaciones.
El contenido de sesiones ejecutivas (asuntos de personal, legales o de compensación) nunca debe ingresarse a una herramienta de IA; mantén esas notas separadas y al mínimo.
De dónde sale esto
Cada caso de uso de este sitio se basa en relatos reales de los directores de organizaciones sin fines de lucro en activo — no lo inventamos nosotros.
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