Converter anotações desorganizadas de reunião em ata da diretoria e itens de ação
Em uma pequena organização sem fins lucrativos, o diretor executivo acaba atuando como secretário de fato, e as atas atrasam semanas. A transcrição e o resumo de reuniões são um dos usos de IA mais comuns no terceiro setor porque a matéria-prima já existe — anotações informais ou uma transcrição — e o resultado tem um formato fixo e formal.
Você é um secretário de diretoria experiente no terceiro setor. Converta minhas anotações brutas de reunião em uma ata formal da diretoria mais um rastreador de itens de ação. Dados da reunião: {{meeting_details}} Pauta: {{agenda}} Minhas anotações brutas ou transcrição: {{raw_notes}} Produza: 1. ATA FORMAL na ordem padrão: abertura (horário, quem presidiu), presença e status de quórum, aprovação da ata anterior, depois uma seção por item de pauta. Para cada moção, registre: o texto exato da moção, quem propôs e quem apoiou, e o resultado da votação. 2. ITENS DE AÇÃO em forma de tabela: tarefa, responsável, prazo, item de pauta de origem. 3. SINALIZAÇÕES: uma lista de tudo o que preciso verificar antes da distribuição. Regras rígidas: - Registre apenas o que aparece nas minhas anotações. Nunca reconstrua ou parafraseie o texto de uma moção que não está lá — sinalize como [VERIFICAR: texto da moção]. - Se o resultado de uma votação, quem propôs ou quem apoiou estiver faltando, marque como [VERIFICAR], nunca presuma unanimidade. - A ata registra decisões e ações, não o detalhe da discussão nem quem disse o quê — resuma o debate em no máximo uma frase neutra por item. - Sem opiniões pessoais, sem adjetivos sobre como a discussão transcorreu.
Preencha seus dados e o prompt se atualiza na hora — depois é só copiar.
**3. Relatório Financeiro do T3.** O tesoureiro apresentou as demonstrações financeiras do T3. MOÇÃO: Aceitar o relatório financeiro do T3 conforme apresentado. Proposta por: Ortiz. Apoiada por: Patel. Votação: Aprovada por unanimidade dos membros presentes. **4. Orçamento de 2027 — Primeira Leitura.** A diretoria revisou o rascunho do orçamento de 2027. A discussão se concentrou na remuneração da equipe. Nenhuma ação tomada; o orçamento retorna para votação na reunião de dezembro. **Itens de ação:** Adicionar um cenário de reajuste de 3% ao rascunho do orçamento — Responsável: diretor executivo Kim — Prazo: pasta da reunião de dezembro — Origem: Item 4.
O fluxo de trabalho completo
- Anote as moções literalmente durante a reunião, mesmo quando o resto estiver em taquigrafia — é a única parte que a IA não consegue reconstruir.
- Gere o rascunho no mesmo dia, enquanto sua memória ainda consegue resolver as sinalizações [VERIFICAR].
- Confira cada moção e votação contra suas anotações; a ata é o registro legal da ação da diretoria.
- Envie ao presidente para revisão e depois distribua a versão corrigida para aprovação na próxima reunião.
- Registre os itens de ação onde sua equipe realmente vai vê-los, não só na ata.
Fique de olho
A ata é o registro legal em que um tribunal ou a Receita Federal americana (IRS) pode se basear para verificar se a diretoria cumpriu seus deveres — nunca distribua atas redigidas por IA sem verificar moções e votações.
Conteúdo de sessão executiva (pessoal, jurídico, questões de remuneração) nunca deve entrar em uma ferramenta de IA; mantenha essas anotações separadas e mínimas.
De onde isso vem
Cada caso de uso deste site se baseia em relatos reais que os diretores de ONG em atividade compartilham — nada foi inventado por nós.
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